7 أماكن يضيع فيها المال في مشتريات شركتك

يضيع المال في مشتريات الشركات عادةً في سبعة أماكن: الصنف نفسه يُشترى بأكثر من سعر، والأصناف الشهرية التي لا يراجع أحد سعرها، وهامش الموزع أو الوسيط الذي لا يظهر في الفاتورة، والسطور التي لا مواصفة لها، والشحنات المستعجلة، والشحن المجزأ، والدفع قبل الفحص. ولا يظهر أي منها في فاتورة واحدة، بل في سنة كاملة من الفواتير. وهذا الدليل يشرح كل مكان منها: ما هو، وكيف تكتشفه في فواتيرك أنت، وماذا تفعل.

كُتب الدليل لمديري المشتريات والمالية وأصحاب الشركات في الخليج الذين يشترون بانتظام، سواء من الصين مباشرة أو عبر موزعين محليين. ولا يحتاج تطبيقه إلى أي نظام خاص: ملف فواتير آخر 12 شهراً وجدول بسيط يكفيان.

قبل أن تبدأ: جهّز ملفاً واحداً

اجمع فواتير مشترياتك لآخر 12 شهراً في جدول واحد، بهذه الأعمدة: التاريخ، والمورد، ووصف الصنف، والكمية، وسعر الوحدة، والإجمالي، وأي بنود شحن أو بنود إضافية. وإن كانت الفواتير أوراقاً أو صوراً، فابدأ بأكبر عشرين صنفاً من حيث الإنفاق، فهي عادةً معظم المبلغ.

1. الصنف نفسه بأكثر من سعر

ما هو: تشتري الصنف نفسه خلال السنة بسعرين أو ثلاثة، من موردين مختلفين أو من المورد نفسه في أوقات مختلفة، أو تشتريه فروعك كلٌّ بسعرها. ولم يسأل أحد لماذا.

كيف تكتشفه في فواتيرك: رتّب الجدول حسب وصف الصنف، وضع أسعار الوحدة لكل صنف جنباً إلى جنب. أي صنف له أكثر من سعر دون سبب واضح (كمية مختلفة أو مواصفة مختلفة) هو أول مكان تبدأ منه.

ماذا تفعل: حدد لكل صنف رئيسي سعراً مرجعياً واحداً، واطلب من فريقك تبرير أي شراء فوقه. وإذا كان الفرق بين الفروع، فاجمع الطلب في جهة شراء واحدة.

2. الصنف الشهري الذي لا يراجعه أحد

ما هو: أصناف تطلبها كل شهر بشكل آلي، ولم يطلب أحد عرض سعر جديداً لها منذ سنة أو أكثر. ومع الوقت يرتفع سعرها بهدوء، أو يبقى ثابتاً بينما ينخفض سعر السوق.

كيف تكتشفه في فواتيرك: حدد الأصناف التي تتكرر في الفواتير شهرياً أو أكثر، ثم انظر إلى سعرها في أول السنة وآخرها. واسأل فريقك: متى طلبنا آخر مرة عرضاً منافساً لهذا الصنف؟

ماذا تفعل: راجع أهم الأصناف المتكررة كل ربع سنة بعرض سعر واحد على الأقل من مصدر آخر. فالأصناف الصغيرة المتكررة تتراكم على مدار السنة لتصبح من أكبر بنود الإنفاق.

3. هامش الموزع أو الوسيط الذي لا تراه

ما هو: الموزع المحلي أو التاجر الوسيط يشتري غالباً من المصانع نفسها في الصين، ثم يضيف الشحن وهامشه. وهذه خدمة حقيقية لها قيمتها، لكنك لا تعرف كم يضيف، فلا تستطيع التفاوض عليه.

كيف تكتشفه في فواتيرك: ابحث عن الأصناف المصنوعة في الصين التي تشتريها محلياً، خصوصاً ذات الكميات الكبيرة. ثم احسب تقديراً لتكلفتها الواصلة: سعر المصنع مضافاً إليه الشحن والتخليص حتى مخزنك. الفرق بين هذا الرقم وما تدفعه هو حجم الطبقة التي لا تراها.

ماذا تفعل: لست مضطراً إلى خسارة موردك. فمعرفة التكلفة الواصلة تمنحك موقفاً تفاوضياً واضحاً معه، وتساعدك على أن تقرر أي الأصناف تستحق الاستيراد المباشر وأيها تبقى كما هي. وشرحنا ذلك في التكلفة الحقيقية للوسيط.

4. السطر الذي لا مواصفة له

ما هو: أصناف تُطلب بوصف عام، مثل «أكواب ورقية» أو «أكياس نايلون»، دون مقاس أو مادة أو سماكة أو درجة. ودون مواصفة مكتوبة لا تعرف أبداً إن كان السعر عادلاً، ولا تستطيع مقارنة عرضين، وقد تصلك درجة أقل بالسعر نفسه.

كيف تكتشفه في فواتيرك: راجع أوصاف الأصناف في الفواتير. كل سطر لا يذكر المقاس والمادة والوزن أو السماكة سطر بلا مواصفة.

ماذا تفعل: اكتب لكل صنف رئيسي مواصفة من خمسة أسطر: الاسم الدقيق، والمقاس، والمادة ودرجتها، والوزن أو السماكة، والتغليف. واطلب بها كل مرة. وتذكّر أن الصنف الأرخص بدرجة أقل ليس توفيراً.

5. الشحنة المستعجلة

ما هو: طلب تأخر حتى اقترب الموسم أو نفد المخزون، فشُحن جواً أو بطريقة مستعجلة. وشحنة واحدة لم يُخطط لها قد تأكل ما وفرته في الصنف طوال السنة.

كيف تكتشفه في فواتيرك: ابحث عن فواتير الشحن الجوي أو أجور الشحن المستعجل، وقارن تاريخها بمواعيد مواسمك. وإذا تكررت قبل المواسم كل سنة، فالمشكلة في التخطيط لا في الشحن.

ماذا تفعل: ضع تقويماً للطلبات: لكل صنف موسمي موعد طلب يسبق موسمه بما يكفي. والشحن البحري إلى الكويت يستغرق اليوم نحو 85 إلى 90 يوماً شاملة التخليص الجمركي، وتختلف المدة حسب الوجهة في الخليج. وتذكّر أن مصانع كثيرة في الصين تتوقف أسابيع حول السنة الصينية الجديدة، التي تقع نحو 6 فبراير 2027، قريباً من بداية رمضان المتوقعة نحو 8 فبراير 2027. فطلبات رمضان القادم يجب أن تُحسم مبكراً.

6. الشحن المجزأ والبنود التي تظهر بعد الاتفاق

ما هو: كل مورد يشحن وحده، فتدفع حداً أدنى للشحن وتخليصاً ومناولة لكل شحنة. وتظهر عند التسوية بنود لم تكن في العرض: فروق صرف، وأرضيات تخزين، وأجور توصيل إضافية.

كيف تكتشفه في فواتيرك: عدّ فواتير الشحن في الشهر الواحد، وانظر كم منها جاء من موردين مختلفين في الفترة نفسها. ثم قارن كل فاتورة شحن نهائية بالعرض الذي قبلته.

ماذا تفعل: اجمع بضائع مورديك في مستودع واحد في الصين واشحنها معاً، واطلب سعراً مكتوباً شاملاً حتى باب مخزنك قبل أن تتحرك الشحنة. وأسعارنا للكويت منشورة في صفحة الأسعار، والتفاصيل في دليل الشحن بالتجميع.

7. الدفع قبل الفحص

ما هو: تدفع ثمن البضاعة كاملاً قبل أن يفحصها أحد. فإذا وصلت مخالفة للمواصفات أو ناقصة أو تالفة، فإما أن تتحمل الخسارة، أو تعيد الطلب وتدفع مرة ثانية.

كيف تكتشفه في فواتيرك: ابحث عن إعادات الطلب للصنف نفسه خلال فترة قصيرة، وعن إشعارات الخصم والمرتجعات، وعن البضاعة التي شُطبت من المخزون. كل واحدة منها تكلفة دفعتها مرتين.

ماذا تفعل: اعتمد عيّنة قبل الإنتاج، واطلب فحصاً قبل الشحن بتقرير مصوّر، واجعل الدفعة الأخيرة بعد الفحص لا قبله. وشرحنا خطوات ذلك في الفحص قبل أن تدفع.

ملخص: أين تبحث، وما الخطوة الأولى

إن لم يكن لديك وقت: الفحص المجاني خلال 72 ساعة

هذا التمرين يحتاج يوماً أو يومين من وقت شخص يعرف المشتريات جيداً. وإن لم يكن لديك هذا الوقت، فنحن نجريه لك مجاناً ضمن برنامج السعر المكشوف:

1. نوقّع اتفاقية السرية أولاً، قبل أن ترسل أي مستند.
2. ترسل فواتير آخر 12 شهراً بأي صيغة: صور، أو PDF، أو Excel. ويحتاج الفحص 30 سطراً على الأقل من فواتير هذه الفترة.
3. يبدأ عدّ الـ72 ساعة من وصول ملف مقروء، ونبلغك بيوم البدء في اليوم نفسه.
4. تصلك النتيجة في صفحة واحدة: حجم الفرق السنوي بالمبلغ كنطاق من وإلى، وأكبر ثلاثة أماكن يتسرب منها المال في مشترياتك، وكل صنف في واحدة من ثلاث خانات: ننقله إلى استيراد مباشر يصل إلى مخزنك، أو تفاوض عليه موردك الحالي، أو يبقى كما هو.

يقرأ ملفك شخص من فريقنا ويعتمد النتيجة قبل أن تصلك، والتقرير لا يحمل اسم موردك ولا اسم أي مصنع. والفحص مجاني ودون أي التزام. ونأخذ عدداً محدوداً من الفحوصات كل أسبوع، حتى لا نتأخر على أحد.

ابدأ فحصك المجاني، أو تواصل معنا إذا كان لديك سؤال قبل أن تبدأ.